8 semplici regole per inviare mail senza tormentare il prossimo (e il pianeta)

L’e-mail è uno strumento fantastico ma molto abusato: crea stress e inquina. Ecco qualche regola per rendere la nostra mail box un posto migliore.

Sono le dieci di sera. La giornata lavorativa non finirà fino a quando non avrò letto le sessanta (60) mail che ho ricevuto. Ogni giorno la stessa impresa: leggere, distinguere le mail sensate da quelle inutili e rispondere alle prime. Grande invenzione l’e-mail, davvero. Non so chi abbia avuto l’idea ma è evidente che abbiano cambiato la vita di milioni di persone negli ultimi 20 anni.

In meglio? Teoricamente sì! Cosa ti permette di scambiare documenti e immagini con la stessa velocità ed efficienza di una mail elettronica? Tutto quello che prima passava per fax, pony express e (mi vengono i brividi a pensarci) posta ordinaria ora viaggia in un fiume di bit. Gran cosa il progresso. Già, peccato che con il progredire della tecnologia siano progrediti anche i rompi scatole e i grafomani. Abbiamo dato un’arma di distruzione di massa in mano a chi non ha la minima cognizione di che cosa significhi comunicare con efficienza e affida alla rete un mare di parole inutili. E poi, non per essere ecocentrica fino al midollo, ma 8 mail emettono tanta CO2 quanta quella emessa da un’auto che ha percorso 1 km. Calcolando che mediamente ne ricevo una cinquantina e ad almeno 20-30 di quelle rispondo subito… Ecco, è come se ogni giornno percorressi una decina di chilometri via mail. Quanto tempo sprecato e quanta anidride carbonica emessa… Le mail inutili sono uno stress per chi le riceve e per il pianeta. Una rottura di scatole globale insomma.

Lasciamo perdere il discorso dello spam, può essere lungo o brevissimo. Dipende dai punti di vista. In fondo non costa nemmeno la fatica di aprire e leggere. Così, come si palesa, scompare. Il tempo di un click. Gli scambi di mail inutili invece mi rendono letteralmente idrofoba. Possiamo provare a buttar giù un vademecum per chi usa l’e-mail per vivere (diciamo il 30% della popolazione italiana e sto bassa)? Il la lo do io e vi illustro qualche e-comandamento. Giuste o sbagliate, penso che rispettare le due regolette qui sotto basterebbe per risparmiare tempo e inquinamento.

Regola 1 – PENSARE PRIMA DI SCRIVERE

Pensare è un’azione che ottimisticamente dovrebbe essere alla base di ogni singola benedetta azione quotidiana. Ora, sappiamo tutti che non è così e siccome non pensiamo sempre sempre prima di parlare, non pensiamo quasi del tutto prima di mandare una mail. E’ facile, veloce, istintivo. Appena ci balza in mente qualcosa via ad aprire la maillbox, comporre un nuovo messaggio e inviare al malcapitato di turno un’e-mail che per lo più è incomprensibile oppure inutile fin dal contenuto.

Siamo proprio sicuri di scrivere mail quando veramente necessario e che non sia invece in molti casi un riflesso condizionato? E soprattutto: siamo sicuri di aver ben chiaro quello che vogliamo dire e che la mail sia veramente efficace?

Regola 2 – RILEGGERE PRIMA DI SPEDIRE

L’italiano è una lingua difficile, senza dubbio. Purtroppo però è fondamentale usarlo bene per farsi capire. Specialmente nelle mail dove, vuoi la tastiera, vuoi l’invio che avviene sempre più spesso via smartphone in condizioni estreme, in piedi in metro o mentre si scende da un treno, ci fa essere o troppo sintetici o sintatticamente contorti. Risultato: testi incompresibili che danno il via a scambi più o meno lunghi per chiarire concetti che via telefono non avrebbero richiesto che un paio di minuti di chiacchiere.

Regola 3 – EVITARE I CC INUTILI

In ambito lavorativo è importante tenere traccia di scambi di opionione, pareri e comunicati. L’e-mail è perfetta a  per questo scopo. Però bisognao anche capire quali mail meritano di essere condivise con gruppi di lavoro o terzi interessati che possano seguire uno scambio in cui sono coinvolti indirettamente. Ma attenzione: mi sembra di ricevere sempre più spesso lunghe chiacchierate via mail tra colleghi e collaboratori della quali non so che farmene. Se è necessaria la copia conoscenza siate certi di coinvolgere chi è effettivamente interessato e di farlo nel momento giusto della conversazione.

Regola 4 – USARE LE MAILING LIST CON INTELLIGENZA

In fondo potrebbe essere un lemmaa voce della regola 3, ma l’uso improprio delle mailing list è una piaga sociale, come sottolinea anche il sito Carinsi.it. Tra catene di Sant’Antonio, auguri spersonalizzanti e spersonalizzati, esibizionismo professionale e divulgazione di notizie che magari non sono proprio di interesse pubblico, essere inserito in qualche mailing list può essere una piagamaledizione. Perciò, per carità, prima di inviare mail urbi et orbi siate certi che tutti quelli della mailing list siano VERAMENTE interessati a quello che avete da dire. E soprattutto: NO CATENE DI SANT’ANTONIO please!

Regola 5 – EVITATE LE MAIL NON CONCLUSIVE

Se avete una domanda da porre a qualcuno prima di farla via mail pensate bene se non sia meglio fare una telefonata. Quello che mi fa impazzire letteralmente sono le mail tipo: “Mi chiami quando puoi?”. Un sms o uno squillo possono essere più ergonomici. Davvero.

Regola 6 – ORGANIZZARE UN MEETING

Se dovete organizzare o partecipare un meeting e vi viene richiesta una disponibilità in agenda, per carità, chiedete a tutti di dare più di una data. Le mail necessarie a incastrare anche solo le agende di tre persone possono essere anche una decinadalle 10 in su… Aumentano in numero esponenziale con l’aumentare dei convocati. L’organizzazione di una riunione tra sei persone può occupare la vostra mail per ore…

Regola 7 – SVUOTARE LA MAILBOX 

Non dovrei nemmeno ricordarlo ma sincronizzare la vostra mail con un programma di archiviazione locale delle e-mail ricevute impedisce di leggere risposte del tipo: “la mail del destinatario potrebbe essere piena”. Questo, oltre al rinvio della mail, implica anche almeno una telefonata…

Regola 8 – RICORDATEVI L’ALLEGATO

La fretta fa fare stupidaggini quantdo la sbadataggine: ricordatevi di allegare ciò che volete inviare. Alzi la mano chi non ha mai ricevuto una mail del tipo: “ti allego bla bla” e poi non c’era nessun allegato?

Ecco, 8 semplici regole che fanno bene:

a- alla salute: meno stress. Giuro le mail quando arrivano in branchi di 60 sono fonte di stress

b- ai rapporti sociali: chi manda mail inutili, incomprensibili o moleste può perdere amici. GiuroGarantisco.

c- al tempo libero: non c’è bisogno che vi spieghi perché

Proviamo a fare lo sforzo e promettiamoere un 2015 di mail sensate e indispensabili? Possiamo farcela!

PS: le mail inquinano. Non scherzo: costano energia e l’energia prodotta ha un impatto. Sapete dirmi quanti miliardi di mail ogni anno circolano nella rete globale?!